会议及展（zhǎn）览的预（yù）算（suàn）不是一个（gè）概念。通常而言，会议（yì）预算包括以下几个方面（miàn）：

1、交通费用 
(1)、出（chū）发地至会务地的交通（tōng）费用——包括航班、铁（tiě）路、公（gōng）路（lù）、客轮（lún），以及目的地车站、机场、码头至（zhì）住宿（xiǔ）地的交通（tōng）
(2)、会议（yì）期间交通费用——主（zhǔ）要是会务地交（jiāo）通费用，包括住宿（xiǔ）地至会所的（de）交通、会所到餐饮地点的（de）交通、会所（suǒ）到商（shāng）务交际（jì）场（chǎng）地的交通、商务考察交通（tōng）以及其（qí）他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议（yì）室/厅费用
(1)、会（huì）议场地租金：通常而言（yán），场（chǎng）地的租赁已经包含（hán）某些常用设施，譬如（rú）激光指（zhǐ）示笔、音响系统、桌椅、主（zhǔ）席（xí）台、白板（bǎn）或者黑板、油性笔、粉笔（bǐ）等，但一（yī）些非常规设施（shī）并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等（děng）。
(2)、会议设施租赁费用：此（cǐ）部（bù）分费用主（zhǔ）要是（shì）租赁一（yī）些特殊设备（bèi），如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系（xì）统、会场展示（shì）系统、多媒体系统、摄录设（shè）备等，租赁时通常需要支付一定的使用（yòng）保证金，租赁费用中包（bāo）括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类（lèi）功效参数（shù）作（zuò）出具体要求（可（kě）向会议服务公司咨询，以（yǐ）获（huò）得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施（shī）由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格（gé）可（kě）能相差很大（dà）。
(3)、会场布（bù）置费用：如果不是特殊要求，通常而（ér）言此部（bù）分费用包含在会场租赁费用中（zhōng）。如果有特（tè）殊要（yào）求，可以与专业（yè）的会议服务商协商。
(4)、其他支持费（fèi）用：这些支持通常包括广告及印（yìn）刷、礼仪、媒（méi）介等。基于这（zhè）些支持均为临时（shí）性质，如会（huì）议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议（yì）服（fú）务商代理，将获得价格相（xiàng）对比较低廉且（qiě）服（fú）务专业的支（zhī）持。对（duì）于这些（xiē）单项服务支持，主办方应尽可能（néng）细化各项要求，并（bìng）单独签订（dìng）服务协议。

3、住（zhù）宿费用
住宿的（de）费用应（yīng）该非常好理（lǐ）解——值（zhí）得注意的只（zhī）是住宿费里面（miàn）有些价格是（shì）完全价格（gé），而有点是需要（yào）另外加收政府税金（jīn）的。对于会议而言，住宿（xiǔ）费（fèi）可能是主要的开（kāi）支（zhī）之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿（xiǔ）费除与酒店星级标准、房型（xíng）等因素有关外，还与客（kè）房内开放的服（fú）务项目（mù）有（yǒu）关——譬（pì）如客房内（nèi）的长途通讯、洗（xǐ）换、迷你（nǐ）吧酒水、一次性换洗衣物、互联（lián）网、水果提供等服（fú）务是否开放有（yǒu）关。会（huì）议主办方应明确酒店应（yīng）当关闭（bì）或者开放的（de）服务项（xiàng）目及范围。

4、餐饮（yǐn）费（fèi）用
(1)、早餐通（tōng）常（cháng）是（shì）自助餐，也可（kě）以采取围桌式就餐，费用按人数计算（但考虑到会议（yì）就餐的特殊性，所以预（yù）计就餐人数不得与（yǔ）实际（jì）就（jiù）餐人数相差（chà）到15％，否则餐馆有（yǒu）理由拒绝按实（shí）际就（jiù）餐人数结算——而改为（wéi）按预定人数收取费用）
(2)、中餐及午餐基本属于正（zhèng）餐（cān），可以采（cǎi）取人数预算——自助餐形（xíng）式，按桌预算——围桌式形式（shì）。如果主（zhǔ）办方（fāng）希望酒水消费自行采购而（ér）非由餐馆提供，餐（cān）馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3)、如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自（zì）行（háng）外带酒水消费的，如果（guǒ）可（kě）以外带酒（jiǔ）水消费，餐厅通常（cháng）需要加收服（fú）务费（fèi）。在高星级酒店（diàn）举办（bàn）会议宴会，通常在基本消（xiāo）费水准的基础上（shàng）加收15％左右（yòu）的服务费。
(4)、此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同（tóng）时段茶（chá）歇（xiē）的食物、饮料组（zǔ）合（hé）。承办者告知的（de）茶歇价格（gé）通常包含服务人员费用。通常（cháng）情况下，茶歇的（de）种类可分为西式与中式两种——西式基本上以（yǐ）咖啡、红茶、西式点心、水果等为主（zhǔ），中式则（zé）以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水（shuǐ）果（guǒ）及（jí）点心为（wéi）主。
(5)、联（lián）谊酒会/舞会的预（yù）算可能比单独的宴会复杂，宴会（huì）只（zhī）要设（shè）定好餐（cān）标与规模，预（yù）算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目（mù）支持，其预算可能需要比较长的（de）时间确（què）认。

5、视听（tīng）设（shè）备（bèi）
除非在室外进（jìn）行，否则视（shì）听设（shè）备的费用通常可以（yǐ）忽略。如不得不在室外进行，视听设备的（de）预算就（jiù）比较复杂，包括：
设备本（běn）身的（de）租赁费用，通（tōng）常按天计（jì）算
设（shè）备的运输、安装调试及控制技术人（rén）员支持费用（yòng），可让会展服务商（shāng）代理
音源——主要是（shì）背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带（dài），也可委托代理

6、杂费
杂费是指会展过程中一些（xiē）临时性安排产生的费（fèi）用，包（bāo）括（kuò）打（dǎ）印、临时运输（shū）及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时（shí）道具（jù）、传真（zhēn）及其他通讯、快（kuài）递服务（wù）、临时保（bǎo）健、翻译与向导（dǎo）、临时商务用车（chē）、汇（huì）兑（duì）等等（děng）。杂（zá）费的预算很（hěn）难计划，通常可以在会（huì）务（wù）费用预算（suàn）中增列不可预见费用作为机动（dòng）处理。